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白熊求职:客户在线业务在线,让表单流程轻松应用,0出错

深圳找份工作科技有限公司

新兴科技 / 1-100人 / 财务 / 中国-广东-深圳

深圳找份工作科技有限公司成立于 2015 年,是一家新型在线教育公司,旗下子品牌“白熊求职”是一款集互联网人课程培训、求职、实时互动的在线教育平台,每年培训学员数万人。学生使用白熊求职,可一键完成各大公司网申。除了免费课程,还包括单课程付费和超级VIP会员两种增值服务。公司于2019年完成数百万元的天使轮融资,目前已为数百万用户提供了一站式服务。

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客户寄语

“氚云为我们在线教育企业提供了信息化平台,现在我们搭建的两个系统已经有效解决了退款数据追溯和财务开发票审批问题。员工通过氚云可在线发起审批流程,领导随时随地审批,回溯历史数据十分方便,提高各个部门数据的准确性,减少业务之间的人工传递环节,避免数据的漏报或误报,对管理层来说既可以管数据,又能管流程,为我们企业节省整体的办公成本和管理成本。身为一线城市的创业公司,未来我们会根据公司的业务发展,在氚云搭建更多的系统,让数据驱动经营,不断提高企业的数字化管理水平,满足企业快速发展的需求。”

 —— 蔡杰信(深圳找份工作科技有限公司高管)


项目背景

近几年是在线教育行业的崛起之年,尤其是在2020年的后疫情时代,在线教育板块呈现持续良性的发展态势,市场存在巨大的商机,正因如此,可以发现越来越多的在线教育平台正在源源不断的涌入市场。企业的竞争一方面是人才的竞争,另一方面是效率的竞争,具体到效率方面,首先考验的就是企业的管理能力。深圳找份工作科技虽然身处“教育与科技相结合”的互联网行业,但在2020年以前,内部的管理模式并未实现互联网数字化,和众多采用传统管理手法的公司一样,管理的大部分工作主要依靠人工、纸质、表格来完成。其人工的高成本、低效率、出错率等问题,是每家公司都应该考虑的痛点,在公司规模还小、业务量不大的时候,大家都还能将就,但随着公司业务的扩大,管理上的一个小问题都有可能被无限放大,进而阻碍公司的发展脚步。


业务痛点

退款单关联性差,财务管理难回溯

在商务合作过程中,难免会遇到商户退款的情况,因为没有退款平台,每个退款记录只是单独记录,时常发生数据误报、漏报的情况,最终很难得到准确的记录统计和记录关联查询。


开票流程复杂,统计难度大

开票采用传统的纸质申请方式,从申请人到财务审批和开票,整个周期长,由于纸质申请,财务统计手工操作复杂,时间长甚至会有出错情况。


解决方案

由于白熊求职员工一直用钉钉作为日常的沟通工具,可以说钉钉是公司最熟悉的移动办公平台。氚云与钉钉深度整合多年,因此用氚云平台搭建一套管理系统,能让白熊求职员工几近零门槛快速上手使用。氚云采用最核心的 表单引擎、流程引擎、规则引擎、报表引擎等四大引擎,再与钉钉的应用对接,即解决了客户前面的两大痛点,让客户更高效、更专注于做其核心业务。


关键应用场景

专为运营部搭建的退款退差价系统

业务现状:

在过去的商务合作中,偶尔会发生一些客户退款的事件,在有退款退差价系统前,白熊求职是以单笔退款/退差价单独记录的方式进行,每笔退款或退差价无关联,当要进行退款统计或查询单个客户的所有退款记录时,就会很吃力,有时甚至出现漏掉、混乱的情况。退款退差价工作效率非常低。

解决方案:

采用氚云的表单引擎自定义建立退款退差价表格,并结合报表引擎和流程引擎,实现退款、退款差价的流程的基本操作,结合钉钉这个窗口,做到从申请退款到通知完成的手动+自动化相结合的全流程线上闭环处理。

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财务开票系统,各类开票轻松统计

业务现状:

以前的各类开票先是让员工填写纸质申请(当要出差时,申请时间延后),再交给财务进行开票,而由于人力有限,财务有时并不能及时开票,甚至忘记开票,致使在票务上纰漏百出;每到月末或月初结帐时,财务又要手动统计开票数及开票类型。对于管理层,也很难实时掌握开票类型与数量。

解决方案:

同样,采用氚云的表单引擎、流程引擎和报表引擎,将所有开票流程线上线,并结合钉钉,让申请和审批人(财务)随时随地去处理每一张开票,开票记录在票务记录系统中,可从人员、部门、日期等多个维度进行统计,形成视图报表。


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客户价值

在使用依托氚云搭建的退款退差价系统和财务开票系统一个时间内,白熊求职的工作效率有了非常明显地提升:退款/退差价效率提升100%,实现零出错,开票周期缩小为原来的1/10,一键点击即刻呈现统计结果。


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