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西湖教育局:人才档案移动互联,流程可视化与全面准确细致的数据分析

杭州市西湖区教育局

政务 / 1-100人 / 人力资源HR / 中国-浙江-杭州

西湖区位于杭州市西南部,地处文教区,是浙江省政府机关所在地。面积316平方公里,人口62万。西湖区是浙江省首批教育强区、教育部现代教育技术示范区、教育部《幼儿园教育指导纲要》实验区和浙江省新课程改革实验区。辖区内有各级各类幼儿园61所,小学20所,中学18所,成教学院3所,特殊教育学校、区教师进修学校和青少年宫各1所。全区有在校中小学学生(在园幼儿)7.7万余人,在职教师6300人。

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项目背景

西湖区教育局在人事管理上仍缺乏信息化系统的支持,特别是招聘管理和人事档案管理上缺乏规范化的管理体系与标准化的信

息系统,如何通过信息化手段提升人员招聘的工作效率,规范人员招聘的流程,让人事部门工作与信息化建设相结合落到实处

成了人事管理迫切的需求。


业务痛点

缺乏人才库

招聘阶段,人员的简历往往通过邮箱或其他方式投递,是人员信息没有得到有效的保留,未形成单位人才库,使得无法对人才

进行梯队管理,在临时招聘和紧急招聘的情况下,缺乏备用人才,导致招聘周期延长,影响工作效率。


人工筛选简历效率低下

单位内部人员面试过程目前还在使用Execl登记,不仅工作效率低下,而且容易漏记和错记。


人员基础档案管理还是采用最原始的纸质文档+execl方式管理

纸质文档存储方式使得查看和调用档案变得复杂繁琐,受时间空间的限制。Execl管理缺乏数据的联动性,数据安全也得不到

保障。


人员的进出(指入职/离职)存在一定问题

在职在编人员的进出登记依靠纸质文档管理,人员就职情况追溯困难。劳务派遣人员,往往只有进没有出,很难把握各学校

(单位)的用人情况,不利于后续工作的有效开展。


数据统计分析困难

由于人事档案采用纸质化管理,各类数据无法量化分析。西湖区教育局需要做数据汇总分析时,往往需要下属学校县做数据

统计上报给西湖区教育局方可。如此操作,时间跨度大,工作效率低下。



解决方案

架构图-西湖教育局业务架构.png

业务架构图


区校一体解决方案

招聘需求申请及发布:学校根据目前校内编制情况,提出招聘需求,教育局领导审批,审批通过的所有需求,教育局领导/学校

领导可以一键发布招聘需求至教育局门户网站。

简历投递:应聘者在门户网站查看招聘信息,可直接通过二维码扫描填写的方式投递简历(填写内容包括意向学校及职位、联系

方式等)。应聘者填写的简历自动进入人才库。系统根据招聘类型(招聘类型分两类:人才招聘、普通招聘)自动判定简历是否

需要教育局领导审批。若是人才招聘,则需要教育局领导审批过后推送至学校(判定是否是人才,不是人才需要标识,具体标识

内容由教育局提供);若是普通招聘,直接推送至学校。

简历评价:对于人才信息,校领导可以做评价,且评价内容可设置可见范围。若觉得该人才更适合其他学校的招聘需求,可以将

该简历推送至其他学校。

面试及意向确认:学校安排线下面试,面试通过,需应聘者确定意向。

招考报名:确定意向后填写招考报名表,学校收到招考报名信息,安排考试并通知相关考生,考试结束系统中录入考试结果。

资格审查及入编:考试通过者进行线上资格审查,审查通过则提交入编申请,教育局领导审批通过后,应聘者信息自动人才库进入 人事档案


关键应用场景

人才登记

西湖教育1.png


任教信息修改

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出国境审批

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校外领导请假流程

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教师人事资料

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客户价值

人才信息获取便捷化

教育局将招聘信息公布之后,应聘人员直接扫描二维码填写个人信息,其个人信息便自动进入西湖区教育局的储备人才库,为

人才和学校建立纽带,改变之前两者之间信息隔断的困局。


流程状态的可视化、职责明确

流程审批对各流程参与人开放,流程进行到哪一步一目了然,各审批节点明确责任人与办理时间,同时优化审批界面,零起点

的审批界面,方便各流程参与人的使用。


移动互联快捷化

实现人事管理作业移动办公,流程审批无距离限制,实时查看业务进度进行快速响应。


档案管理标准化

全面、准确、细致的记录招聘信息、人事档案变动信息,达到“一点录入、全程使用和查看”的效果,并保证人员信息在整个人

事管理程中的完整性,减少信息的重复录入。


统计分析自动化

人事系统可自动对人员信息进行的统计分析,查看人员结构一目了然,给西湖区教育局每年的人事相关决策提供有效的数据支

撑。


各信息系统的桥梁

人事系统起到与西湖区教育局现有信息化系统(如OA)以及未来信息化系统的联接与桥梁作用。结合西湖区教育局内部的实际

展策略,优化发展空间,保证信息建设的实用性,适应性和信息性。


便于纵向与横向的比较

人事系统开始启用之后,需要能够对现有数据进行横向比较,同时能够保留各个时间点的数据,便于对不同时间段的相同字段进

行比较,得出精准的比较结果,为后续发展提供支持。


操作便捷性

西湖区教育局的人事系统必须遵循界面简洁明了,客户操作便捷为原则。可一步操作实现,决不能走两步。


最终通过西湖区教育局人事管理总体的信息化建设帮助单位内部解决工作管理难题,实现可持续发展的战略目标,提升网络平台

的综合管理水平,建立适用于西湖区教育局的人事信息管理平台


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